Hogyan válasszunk HR szoftvert?

A téma felvetése itt található.

"A régiben is benne volt
X ezzel dolgozik egész hónapban és eddig kézzel, Excellel készítette."

Mai napig igaz ez az állítás. Hat évvel ezelőtt, mikor első fejvadász rendszert (HR szoftvert) készítettük még minden funkciót így kezeltek. Ahol nincs alkalmazott szoftver, még kitartanak ezek az "adatbázisok" és "programok". Tipikus, hogy az összegyűjtött önéletrajzok könyvtár struktúrában hevernek, és, bár információtartalmuk fontos, a cég nem tudja kihasználni az abban rejlő lehetőségeket, nem képes kinyerni és szűrni az adatokat. Enélkül ez a kvázi rendszer csak adatokat tartalmaz, de nem szolgáltat információt. Pedig, ha leegyszerűsítjük a folyamatokat, akkor kiderül, hogy a fejvadászok ebből adatbázisból élnek, ez alkotja a cég vagyonát. Ráadásul csak megfelelően friss adatbázissal termel a cég.

Ember legyen a talpán aki egy ilyen infrastruktúrában képes megoldani, hogy az önéletrajzok ne csak egy elavult állapotú "adathalmazt" alkossanak. Másik tapasztalatom az, és ezt más tevékenységi körnél is tapasztaltam, hogy több egymástól független rendszert (szoftvert) használnak. Ezek között semmilyen
átjárhatóság illetve kapcsolat sincs. Na jó, esetleg egy Excel export/import létezik,
amivel esetleg át tudjuk emelni az adatokat egyik rendszerből a másikba. Könnyen el lehet képzelni, hogy milyen hasznos lenne, ha mindez automatikus megtörténne, és nem igényelne emberi beavatkozást.

Gondoljunk csak bele, mekkora hatékonyság növekedést okozna önmagában is ez a funkció? Én nem nem csak elképzelem, mert már láttam: nagyon jelentős mértékű növekedést!

Nem kell papír hegyeket raktároznunk (éljenek a zöldek és a CSR), ezen felül az adatok jó kereshetősége nagyon fontos. Büszkék vagyunk arra, hogy az önéletrajzok feldolgozását, szűrését a lehető legjobban kitaláltuk és megvalósítottuk: nem csak Office dokumentumokat (.doc állományok), hanem Acrobat és OpenOffice.org (.pdf és .odt állományok) szerkesztővel készített életrajzokat is képesek vagyunk kezelni, hogy feldolgozás után ügyfeleink szabadon kereshessenek benne. Véleményünk szerint minden naprakész, modern toborzó és kiválasztási szoftvernek rendelkezni kellene ezzel a funkcióval, de tapasztalatunk szerint a legtöbb alkalmazás nem képes erre.

Apró megjegyzés: Attól, hogy Word/Excel párost használunk, nem kell szégyenkeznünk. Számomra hihetetlen, de még a nemzetközi multicégek is a mai napig napig nem vezetnek be ilyen "rendszereket" magyar leányvállalataiknál, melyből feltételezhető, hogy külföldön is hasonlóképpen történik egy "rendszerbevezetés".

A HR szoftver egy eszköz

A szerző jól fogalmaz, a szoftver egy eszköz és nem cél. Ezt kiegészíteném azzal, hogy egy jó szoftver segít abban is, hogy a kialakítás előtt belső folyamatainkat újra
gondoljuk. Gondoljunk csak bele, hány alkalommal fordult elő, hogy felesleges, elkerülhető dolgokat végezünk, és egy megfelelő eszköz milyen hatalmas módon megkönnyítené munkánkat. Természetesen ehhez a folyamatainkat is racionalizálni kell a szoftver bevezetése során, ahol a szoftver segíthet, ott a folyamatokat az eszközhöz is kell alakítani. Rugalmasnak kell lenni, mert, ahogy a mondás is tartja: "Ami nem hajlik, az törik". Ha nem közelítjük egymáshoz a folyamatokat és a szoftvert akkor lehet, hogy az új rendszer bevezetése után, a projekt végén csalódottak leszünk, mert nem az általunk várt eredményeket hozza. A későbbiekben írok arról, hogy a HR szoftver nem azonos egy ügyviteli alkalmazással. Aki ilyesmire (is) vágyik, az ne "csak" HR szoftvert keressen.

Ne döntsünk elsőre

Teljes mértékben igazat adok. Nézzünk meg több HR szoftvert, nézzük meg a fejlesztőket is. A fejlesztő partner a rendszer kialakításakor. Amenyiben ebben a kapcsolatban a megbízó, vagy a fejlesztő "rosszul érzi" magát, mert nem szimpatikus neki a másik fél, vagy bármely más okból nem képesek együtt dolgozni, az nagyon meg tudja keseríteni a dolgokat, el tudja lehetetleníteni a bevezetést. Figyeljünk erre is, hiszen évekig együtt kell tudni dolgozni. Mi büszkén elmondhatjuk, hogy van olyan cég, akivel már 6-7 éve dolgozunk együtt, problémák nélkül.

Demo

Nagyon jó tanács! Ha a szállító éles rendszeren, valós adatokkal prezentál, akkor kezdjünk el aggódni. Lehetséges, hogy legközelebb a konkurenciánknak fogja mutogatni a mi adatainkat?! Megbízna Ön egy ilyen cégben?


Referenciák

Kérjünk referenciát, ez természetes. Vizsgáljuk meg, hogy milyen cégeknek fejlesztettek.Az igaz, hogy minden cég más és más, de találhatunk olyat, mely hasonlít a miénkhez például méretben, tevékenységi körben, vagy akár az elvégzendő feladat nagyságában. Nagyon fontos, hogy tudatosuljon bennünk: amikor választunk akkor kockáztatunk is. Több cégnél tapasztaltuk, hogy csupán az ár alapján másik céget választottak, majd visszatértek, mivel csalódtak. Egyik, most már stabil ügyfelünk is hasonlóképpen járt, mivel hét - 7!- hónapot csúszott az olcsóbb fejlesztés átadása. A hét elvesztegetett hónap során az elmaradt bevételek messze meghaladták a cégünk és az előzőleg nyertes kivitelező fejlesztési ára közötti különbséget. Ügyfelünk a következő munkával már minket bízott meg. Fentiekből is kitűnik, hogy a pontos, vállalható ár kiadása a kivitelező felelőssége is. Nem szabad mindenáron megnyerni egy projektet, mert később mindkét fél, a fejlesztő és a megbízó is elégedetlen lesz, az elpazarolt időről pedig valósággá válik a mondás: az idő pénz. Másképpen mondva: olcsó húsnak híg a leve.

Vigyünk-e informatikust a megbeszélésre?

Természetesen, vigyünk. A fejlesztők is örülnek, mi pedig biztosan! Amennyiben van egy olyan ember, aki ért az informatikához, valamint a vezető is megbízik benne, az egy nagy segítség a projekt során. Az ilyen informatikus képes kommunikálni a vezetőséggel és a fejlesztő céggel is, így egy kiváló kapocs lehet az új rendszer bevezetése során.

Szolgáltatások

A szoftver mellett szükségünk lehet annak üzemeltetésre is. Ügyfeleinknek nem csak a HR szoftvert fejlesztjük, de igény esetén biztosítjuk a szerver infrastruktúrát is. Az általunk kialakított infrastruktúrán tárolhatják - igény szerint - az önéletrajzokat és az adatbázisokat is. Fontos a rendszer gyorsasága és magas rendelkezésre állása, hiszen senkinek sem jó, ha technikai probléma esetén hosszú napokra megáll az élet.

Kedvenc rész: az ár

A fejlesztéssel időt veszünk, ami a legnagyobb érték. A megbízó - joggal - azt várja el, hogy Ő legyen a legfontosabb. Az alacsonyabb ár idővel megbosszulja magát. Tapasztalatunk szerint nagyon hamar eljön ez az idő. Miként várhatja el a megbízó a gyors és pontos kiszolgálását, ha a fejlesztőknek annyi munkát kell elvállalni, hogy a végül már azt sem tudja hová is nyúljon, hogy mindenkit korrekt módon ki tudjon szolgálni? Adott esetben a fejlesztőknek a bevételkiesést új munkákkal, megbízásokkal kell pótolni és ekkor jönnek a fentebb már leírt hét hónapos csúszások, ami után senkinek sem lesz túl jó szájíze.

Nézzük meg a céget, amelytől veszünk

Azt hiszem, mi a kivétel leszünk. Mi nem vagyunk 50-60 fős fejlesztő cég, de láttuk
a nagy cégek hátrányát, és élveztük a méretükből fakadó hátrányuk számunkra kihasználható előnyét.

Ragaszkodjunk a tervszerű bevezetési projekthez!

Igen, ehhez mi fejlesztők is szeretünk ragaszkodni. Az alap egy jó rendszerterv, amely megéri a belefektetett munkát, hiszen ezzel jó előre megtervezzük, hogy mit fog tudni a rendszer, a lehető legapróbb lépésig. A "rossz" hír, hogy ebből a munkából a megbízó sem maradhat ki: Ő adja a muníciót a rendszertervhez. Amennyiben az érintett területek vezetői nem vesznek részt a tervezésben, és nem is olvassák el azt, az a későbbiekben komoly problémákhoz vezethet.

A HR szoftver kontra Ügyviteli szoftver

Építettünk már HR folyamatok köré ügyviteli szoftvert is. Fontos látni, hogy egy toborzó, kiválasztási program nem egyenlő egy ügyviteli rendszerrel, amely sokkal nagyobb és szerteágazóbb és persze más a célja.